خانه / مهارت / مهارت مديريت و برنامه ريزي

مهارت مديريت و برنامه ريزي

امام علي مي فرمايند : همانا شبانه روز تو، تمام نيازهايت را پوشش نمي دهد. پس اوقات آن را ، بين كار و آسايش خود تقسيم كن.
غرر الحكم ۳۶۴۱

بنابراين، ما براي رسيدن به خواسته هايمان، بايد مديريت زمان داشته و آن را در قالب برنامه ريزي، اجرايي كنيم. اين نوشته به شما كمك مي كند تا شيريني طراحي يك برنامه را بچشيد. ابتدا، اصول برنامه ريزي را، در گزيده اي از سخنان نماينده ی محترم مقام معظم رهبري در اتحاديه انجمن هاي اسلامي دانش آموزان،حجت الاسلام حاج علی اکبری مي آموزيم. سپس با كمك هم، شروع به طراحي يك برنامه ی جامع مي نماييم.

يك برنامه ريزي صحيح، پنج ويژگي شايسته دارد:
جامعيت
اعتدال
اولويت
بودجه بندي و توزيع
انعطاف

ـ جامعيت
هر انساني در جريان زندگي، داراي نيازهايي است كه برآوردن آنها، احتياج به صرف دقت دارد. جامعيت يعني اين كه: تمام نيازهاي انسان در برنامه ريزي، لحاظ شود. در نقشه ی زندگي تان، بايد همه حوزه هاي نياز وجود خود را، در نظر بگيريد! در قدم اول، فهرستي از عواملي كه براي يك زندگي عادي، لازم و ضروري است، تهيه كنيد! در اين مرحله ، ميزان اهميت هر يك از نيازها، مورد توجه نيست. بلكه بايد، از كوچك ترين و كم اهميت ترين كارها تا مهم ترين آنها را، گرد آوري كنيد! به عنوان مثال : در فهرست شما بايد، از غذا خوردن و حمام رفتن و پيرايش سر و صورت تا عبادت و مطالعه و انجام مسؤوليت هايي كه در خانواده برعهده شماست، درج شده باشد. زيرا همه اين كارها، هر چند كم اهميت باشند، بخشي از زمان را به خود اختصاص خواهند داد. قرار است كه ما، لگام مركب زمان را در اختيار داشته باشيم. اگر در اين فهرست، برخي از نيازهاي زندگي درج نشود، برنامه ی ما ناقص خواهد بود. مثلاً اگر عبادت، ورزش و يا درس خواندن، در ستون نيازهاي ما نوشته نشود، نمي توانيم يك برنامه ريزي شايسته داشته باشيم. برنامه اي مطلوب است كه، به همه ی حوزه هاي شخصيت ما ، توجه كرده و نيازهاي جسمي، فكري، رواني، خانوادگي و اجتماعي ما را برآورده كند

ـ اعتدال
ريشه ی كلمه ی اعتدال، عدل است. و عدل عبارت است از: « اعطاء كل ذي حق حقه » يعني به هر صاحب حقي، به قدر ظرفيت و شايستگي اش، امكانات بدهيم. اعتدال دربرنامه ريزي يعني اينكه: سهم هر كدام از كارهايي را، كه در فهرست جامعيت نوشته ايم، مشخص كنيم. سپس به هر كدام، طبق اهميت اش، زماني را اختصاص دهيم، كارهاي كم اهميت، زمان كم تر، و كارهاي پر اهميت زمان بيشتر. اگر به كاري، كمتر از سهم خودش، زمان اختصاص دهيم، دچار تفريط شده ايم. و همچنين، اگر به كاري بيشتر از سهم و صلاحيتش، زمان اختصاص دهيم، مبتلا به افراط شده و اعتدال در برنامه ريزي را رعايت نكرده ايم. مثلاً ورزش براي همه، مخصوصاً برای جوانان لازم است. ما هم بايد، در فهرست جامعيت به آن اشاره كنيم. حال اگر ، سهم اندكي از زمان را به ورزش اختصاص دهيم، از حالت اعتدال خارج شده ايم. هم چنين اگر سهم زياد و گسترده اي از زمان را به آن اختصاص دهيم.

ـ اولويت
اصل اعتدال بايد، در چهارچوب اصل اولويت، نگريسته شود. براي توضيح اين مطلب، ذكر مقدمه اي ضروري است. هر انسان، داراي شرايط و ويژگي هاي مخصوص به خود است. انسان ها از جهت خانوادگي، اجتماعي، صنفي( مثلاً دانش آموز، دانشجو، كارگر، كارمند و … بودن) استعدادي، سني( كودك، جوان، نوجوان، ميانسال، پير يا كهنسال بودن) جنسي ( مرد يا زن بودن) و … با هم متفاوت اند. يكي از ابزار هاي مهم خودسازي و تربيت خويشتن، اين است كه هر كسي، شرايط شخصي اش را به دقت بازشناسي کرده و بر اساس آن به خودسازي بپردازد. اگر اين ويژگي ها در برنامه تربيتي لحاظ نشود، به هدف نخواهيم رسيد. پس از اين مقدمه مي توانيم توضيح دهيم كه؛ منظور از جمله ی : « اصل اعتدال بايد در چهارچوب اصل اولويت نگريسته شود » چيست؟ در اصل اعتدال گفتيم: بايد به هر كار، با توجه به اهميت آن، سهم مخصوص از زمان را اختصاص بدهيم. اما بايد توجه داشته باشيم كه اعتدال، با توجه به شرايط هر شخص، تعريف مي شود. مثلاً زماني را كه يك دانش آموز سال اول دبيرستان، به مرور درس ها اختصاص مي دهد، با دانش آموزي كه مقطع پيش دانشگاهي را مي گذراند، خيلي متفاوت است. به رعايت شرايط مخصوص هر فرد و دخالت دادن آن در برنامه ريزي، « اصل اولويت » مي گويند. هر كس بايد ببيند، با توجه به شرايط شخصي اش، اكنون چه كاري براي او ضروري تر است. سپس بهترين و بيشترين وقت را به همان كار اختصاص دهد. براي تبيين اصل اولويت، خوب است مثال ديگري در برنامه ريزي تحصيلي مطرح كنيم : دانش آموزي را در نظر بگيريد كه در رشته ی رياضي- فيزيك مشغول تحصيل بوده و هدف او ادامه تحصيل دانشگاهي در رشته رياضي محض، رياضي كاربردي و يا طراحي جامدات مي باشد. درس حسابان يا فيزيك و مكانيك او به هر دليلي، دچار ضعف شده است. جبران اين دروس براي دانش آموز مذكور، اولويت داشته و بايد وقت بيشتري را به اين درس ها اختصاص دهد. اما يك دانش آموز رشته ی رياضي- فيزيك، كه قصد ادامه ی تحصيل نداشته و مي خواهد پس از گذراندن دوره سربازي در يك كارگاه فني مشغول كار شود، و يا يك دانش آموز رشته علوم اجتماعي يا علوم انساني، لازم نيست به اندازه دانش آموز اول، براي دروس ياد شده، وقت بگذارد. ملاحظه مي كنيد كه ! اولويت يا عدم اولويت درس حسابان، بستگي به شرايط دانش آموز دارد. متأسفانه برخي افراد، به اصل اولويت توجه نداشته و با توجه به شرايط شان ، نسبت به كارهايي كه با آن مواجه هستند، اولويت سنجي نمي كنند. به عنوان مثال: اگر در فرهنگ اسلامي، علما و دين شناسان به ما توصيه مي كنند كه: بهترين فرصت ها را به نماز اختصاص دهيم ! اين به خاطر اولويتي است كه عبادت در زندگي ما دارد

ـ بودجه بندي و توزيع
مرحله بعد، بودجه بندي و توزيع است. شما در اصل جامعيت، فهرستي از همه ی نيازهاي خود را فراهم كرده ايد. سپس بر اساس شرايط شخصي، كارهاي مندرج در آن فهرست را اولويت بندي كرده و تلاش نموده ايد كه اصل اعتدال را رعايت كنيد. بر همين اساس فهرست جديدي تهيه كرده و كارها را به ترتيب اهميت از مهمترين تا كم اهميت ترين نوشته ايد. اكنون، وقت آن رسيده است كه به هر كاري، بودجه زماني متناسب، اختصاص داده و كارهاي تان را در ساعات شبانه روز توزيع كنيد! به اين مرحله، بودجه بندي و توزيع مي گويند. در مرحله بودجه بندي و توزيع، بايد به سه نكته توجه كنيم كه عبارتند از :
الف- ضرورت تمرينما در اين مرحله با آزمون و خطا، به شيوه ی مطلوب خود، خواهيم رسيد. نبايد انتظار داشت كه يك باره و بدون اشتباه، از يك زندگي بي برنامه، به يك زندگي منظم و برنامه ريزي شده برسيم. زيرا ما، سال هاست به اين وضعيت بي برنامه بودن، عادت كرده ايم. ترك يك عادت ناپسند و رسيدن به يك عادت مطلوب، نياز به تمرين دارد. براي اولين بار، پس از رعايت اصول جامعيت، اعتدال و اولويت، يك بودجه بندي و توزيع آزمايشي را، طرح ريزي مي كنيم. پس از مدتي، اگر با عدم موفقيت مواجه شديم، نبايد نگران شويم. بلافاصله، با اراده و اميد، به تصحيح و تكميل برنامه خود پرداخته و اينقدر به اين تمرين، ادامه مي دهيم تا برنامه ما، به ثبات مطلوب خود برسد

ب- تعيين مدت برنامه
نكته بعدي كه، بايد در مرحله بودجه بندي و توزيع، به آن توجه كنيد؛ مدت اجراي برنامه است. هر فرد، بايد بر اساس مقطع سني، مسؤوليت اجتماعي، خصوصيات فردي و… مدت برنامه خود را در مرحله بودجه بندي، تعيين كند.
به طور كلي، برنامه ها به دو بخش بلند مدت و كوتاه مدت تقسيم مي شوند. برنامه هايي كه مدتي بيش از يك سال را به خود اختصاص داده، برنامه ی بلند مدت محسوب مي شوند. مانند برنامه ی پنج ساله توسعه اقتصادي و … اما برنامه هايي كه مدت يكسال يا كمتر از آن را به خود اختصاص دهند، جزو برنامه هاي كوتاه مدت اند.شما به دلايلي كه اكنون مجال ذكر آن نيست، بايد از بودجه بندي بلند مدت خودداري كنيد. توصيه مي كنم، برنامه كوتاه مدت خود را نيز به دو بخش عمده تقسيم كنيد
اول : برنامه كاري و تحصيلي
دوم: برنامه روزمره و عادي زندگي

اول : برنامه كاري
منظور از كار در مقطع سني شما ، تحصيل است. برنامه درسي خود را يك نيمسال تحصيلي ( ۴ یا ۵ ماهه ) بودجه بندي كنيد! و در هر سال تحصيلي، با توجه به مواد درسي كه با آن مواجه هستيد، دو برنامه ی ( ۴ یا ۵ ماهه ) داشته باشيد

دوم : برنامه ی روزمره و عادي زندگي
: اگر مدت اين برنامه، يك ماه باشد، براي مقطع سني شما مطلوب است. يعني شما مي توانيد، همه ی كارهاي ضروري خود را در يك دوره يك ماهه بگنجانيد
پس شما در اين مرحله، دو جدول تهيه مي كنيد! در يك جدول، كارهايي را كه بايد در طول يك ماه انجام دهيد، يادداشت كنيد!. مثلاً در هر ماه، يك روز را به صله رحم و ديدار از خويشاوندان اختصاص دهيد. هر دو هفته يك بار به تفريح دسته جمعي (پيك نيك) برويد
هر هفته، دو الي سه بار استحمام كنيد، آخر هفته نماز جمعه را فراموش نكنيد. در هر روز، نيم ساعت تا چهل دقيقه را به شركت در نماز جماعت اختصاص دهيد و …در جدول دوم، برنامه ی تحصيلي خود را درج كنيد. تلاش تحصيلي روزانه و هفتگي خود را، با توجه به يك نيم سال درسي، معين كنيد. البته خوب! مي دانيد كه برنامه ی اشاره شده، تنها يك پيشنهاد است؟ و شما بايد با توجه به شرايط شخصي، مدت برنامه ی خود را تعيين كنيد. تذكر اين نكته نيز ضروري است كه: در برنامه ريزي درسي، نيم نگاهي هم، به برنامه ی بلند مدت خود داشته باشيد.مثلاً اگر در سال اول دبيرستان درس مي خوانيد، و قصد داريد پس از دوره ی پيش دانشگاهي، در كنكور سراسري شركت كنيد؛ برنامه ی چهار و نيم ماهه خود را، با توجه به آن هدف كه چهار سال ديگر به دروازه هاي آن مي رسيد، طرح ريزي كنيد

ج- زمان را غير واقعي بودجه بندي نكنيد
عدم موفقيت در اجراي برخي از بودجه بندي ها، به دليل غير واقعي بودنش، حتمي است. اگر چينش برنامه ها، به گونه اي باشد كه در اثناي آن، هيچ زمان آزادي، براي استراحت در نظر گرفته نشود، آن برنامه را به شايستگي نمي توان اجرا كرد. شما در مرحله بودجه بندي و توزيع، كارها را به هم پيوسته و پشت سرهم رديف نكنيد! زيرا اين خودش موجب بي نظمي در كارها خواهد شد. مثلاً اگر كسي در جدول بودجه بندي درسي بنويسد: ۸ تا ۹ رياضي، ۹ تا ۱۰ فارسي، ۱۰ تا ۱۱ شيمي و … اين يك بودجه بندي غير واقعي است. بلكه شايسته است، بين اين ساعت ها حدوداً ده دقيقه وقت آزاد در نظر بگيرد. تا فرصتي باشد براي تحرك، تنفس، آب خوردن و …، اين نكته ی مهمي است كه به شما در مرحله ی اجرا كمك مي كند. اگر بودجه بندي، سنگين، غير واقعي، نزديك به هم و بدون فاصله باشد، ما نمي توانيم درست و شايسته به برنامه عمل كنيم. اينجاست كه شيطان، برنامه ی خود را آغاز مي كند! و لهيب نا اميدي را در ما مي دمد. ما را دلسرد كرده و وسوسه مي كند: كه تو نمي تواني منظم باشي! و زندگي با برنامه ی، از تو ساخته نيست. در اين موارد نبايد صورت مسأله را پاك كرد، بلكه با توكل بر خدا، شيطان را از خود دور و اِشكال بودجه بندي خود را برطرف كرده و مجدداً شروع به تمرين نماييد! تمرين، تمرين و تمرين را فراموش نكنيد! نكته (ج) ما را به پنجمين اصل از اصول برنامه ريزي منتقل مي كند :۵ ـ انعطاف اكنون مراحل جامعيت، تعادل، اولويت و بودجه بندي را پشت سر گذاشته و با نشاط و پر انرژي، اجراي جدول هاي برنامه را آغاز كرده ايم. اما در اثنای برنامه، پيشآمد غير مترقبه اي رخ مي دهد. حادثه اي كه ما پيش بيني نكرده بوديم.اصل انعطاف، به ما كمك مي كند كه در بودجه بندي دقت بيشتري به خرج دهيم. اصل انعطاف يعني : بودجه بندي به گونه اي باشد، كه توانايي هضم پيشآمدهاي پيش بيني نشده را داشته باشد.البته، اتفا ق هايي را كه ما پيش بيني نكرده ايم دوگونه اند، برخي باعث مي شوند ، زمان جديدي به نفع ما در برنامه ايجاد شود، و برخي ديگر، فرصتي را به برنامه ما تحميل مي كنند. اصل انعطاف، بايد هر دو حالت را در خود هضم كرده و لطمه ی عمده اي به برنامه وارد نكند. براي اتفاقات نوع اول مثالي مي زنيم : فرض كنيد در جدول برنامه درسي خود نوشته ايد : «از ساعت ۸ تا ۵/۹ سر كلاس فيزيك حاضر مي شوم.»با آمادگي كامل وارد كلاس مي شويد، روي نيمكت خود مي نشينيد و منتظر معلم مي مانيد. اما به شما خبر مي دهند كه : امروز دبير محترم فيزيك تشريف نمي آورند. شما اين اتفاق را در برنامه پيش بيني نكرده بوديد. با اين پيشآمد، يك و نيم ساعت وقت آزاد در اختيار شما قرار داده است که مي توانيد به حياط مدرسه رفته و قدم بزنيد، با دوستان خود صحبت كنيد، به بوفه برويد و كيك و نوشابه ميل كنيد! و … به هر طريق ممكن و غير مفيد اين زمان را پشت سر بگذاريد.اما اصل انعطاف به شما مي گويد: جلوي اتلاف وقت را بگيريد! شما بايد به گونه اي بودجه بندي كنيد كه برنامه هايتان قابل جايگزيني باشند. مثلاً شما مي توانيد فوراً به كتابخانه مدرسه رفته و بخش هاي قبليِ همان درس را مطالعه كنيد! یا اينكه: به پيش مطالعه درس بعدي بپردازيد. حتي مي توانيد، يك كتاب غير درسي مطالعه كنيد. مهم اين است كه شما وقت خود را تلف نكرده و از زمان بهترين بهره را ببريد.مثالي هم براي اتفاقات نوع دوم مي زنيم : در منزل نشسته ايد و طبق برنامه، مشغول مطالعه هستيد. زنگ به صدا در مي آيد. در را باز مي كنيد. مادر بزرگ تان، پس از مدت ها به ديدن شما آمده است. چه وظيفه اي داريد؟! اگر فوراً به اتاق خود برويد و به مطالعه ادامه دهيد، خلاف ادب و نزاكت است. زيرا مادر بزرگ تان با قلبي پر عاطفه به خاطر شما آمده و دوست دارد لحظاتي با شما صحبت كند. خوب است، چند دقيقه اي خدمت ايشان بنشينيد. كمي صحبت كرده و يك استكان چاي بنوشيد. البته نبايد وقت زيادي را به كار خارج از برنامه اختصاص دهيد. مي توانيد پس از ده الي پانزده دقيقه از ايشان عذرخواهي كرده و سراغ ادامه ی برنامه خود برويد. بعداً اين چند دقيقه را جبران كنيد. به اين جايگزيني « اصل انعطاف » مي گويند. البته تذكر يك نكته ضروري است : به هر بهانه اي برنامه ی خود را به هم نزنيد! تنها براي اتفاقاتي از روش جايگزيني استفاده كنيد، كه اهميت آنها براي شما مسلم است! والسلام

مراحل برنامه ريزي
حالا كاغذ و قلمي آماده كنيد، تا با كمك هم، قدم به قدم برنامه اي را طراحي كنيم!گام اول : اهداف اصلي و فرعي خود را در زندگي، روي كاغذ بنويسيد! اهداف خود را به سه قسمت كوتاه مدت (يكساله)، ميان مدت ( حدود ۵ سال) و بلند مدت (بيشتر از ۱۰ سال) تقسيم نماييد! گام دوم : خواسته ها و نيازهاي لازم خود را هم مكتوب كنيد! مثلاً شما نيازهايي جسمي، روحي- معنوي، عاطفي، خانوادگي، اجتماعي- سياسي ، اخلاقي- تربيتي و … داريد كه همه را بايد در برنامه ريزي در نظر بگيريد! ودر غیر این صورت، باعث رشد يك بعدي شما مي شود / رعايت اصل جامعيت گام سوم : فعاليت هايي كه براي رسيدن به اهداف داريد، ليست نماييد! مثلاً شما فعاليت هايي علمي- تحصيلي ، تربيتي- آموزشی ، مطالعاتي- پژوهشي ، گروهي- جمعي ، سياسي- اجتماعي ، فرهنگی – هنري ، مهارتي – فن آموزي و … را ممكن است در ليست خود آورده باشيد. گام چهارم : به فهرست گام سوم بر اساس اولويت هايي كه داريد امتياز بدهيد و آنهايي را انتخاب كنيد، كه امتياز بيشتري دارند. / رعايت اصول اعتدال و اولويت گام پنجم : كنار هر فعاليت، با توجه به امتيازش، زماني در طول يك شبانه روز اختصاص دهيد

گام ششم : فعاليت هاي فهرست شده را براي يك شبانه روز كنار هم قرار دهيد

تذكر: سعي كنيدكه جدول شما، بر اساس اوقات نماز، طراحي شده تا اهميت آنها در ذهن شما، بيشتر جاي بگيرد. بقيه ی فعاليت ها را در خانه هاي خالي جدول قرار دهيد! مثلاً برنامه هاي درسي و مطالعه دروس را با توجه به ساعاتي كه مدرسه مي رويد در جدول قرار دهيد

گام هفتم : برنامه ی خود را براي روزهاي جمعه و ايام تعطيل هم، كامل نماييد
برنامه ريزي شما وقتي كامل خواهد بود كه تابستان ها و روزهاي تعطيل رسمي را هم در نظر داشته باشيد

گام هشتم : برنامه را به صورت آزمايشي، اجرا و آن را تصحيح يا تكميل نماييد

گام نهم : در پايان هر هفته، برنامه ی خود را ارزيابي نماييد! در صورت اجرا، به خودتان پاداش بدهيد. وگرنه جريمه اي براي خود در نظر بگيريد
مديريت زمان و مهارت برنامه‌ريزي، بذري است كه بايد در دوران نوجواني و جواني در وجود خود بكاريد، تا بهشت سبزي را در جان شما ايجاد كند. زيرا اين ايام، وجود شما مانند زمين حاصل خيزي است كه هر چه بكاريد، مي پذيرد و پرورش مي دهد. شايد اجراي برنامه ی روزانه ، ابتدا كمي سخت باشد، اما با تكرار، آسان مي شود. زيرا كارها را خردمندانه انتخاب كرده و لذت استفاده ی كامل از فرصت ها و امكانات را به شما مي دهد
در پايان ياد آوري مي كنيم كه : مبادا از راهزنان برنامه غفلت كنيد! مثل خواب بي موقع، بي حوصلگي، دوستان بي برنامه و كار امروز را به فردا انداختن. اين ها آفات برنامه ريزي هستند كه مي توانيد با مشورت با بزرگ ترها آنها را برطرف كنيد.
در خاتمه يادآوري مي شود، ۲ عامل خواب و خوراك (كم يا زياد، به موقع يا بي موقع) مهم ترين تأثير را در برنامه ريزي دارند

همچنین ببینید

جزوه/ تکنیک های خلاقیت

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

Solve : *
12 + 1 =