خانه / مهارت / مهارت گزارش نویسی

مهارت گزارش نویسی

مقدمه
گسترش روز افزون سازمان ها و نهادهای کوچک و بزرگ و تأکید زیاد روی ارتباطات داخلی، سبب شده است که تهیه ی گزارش کار، به میزان زیادی افزایش یابد.گزارش نویسی، بخشی از مدیریت است، کوششی است که به زحمتش می ارزد. پاداشش در خودش نهفته است. وظیفه را آسان تر می کند و نتیجه اش غرور انگیز است. تهیه ی گزارش در دفتر انجمن اسلامی مدرسه با هدف تقویت مهارت های مدیریت و فعالیت های جمعی و تشکیلاتی و ایجاد دفتری منظم و جذاب در کلیه ی مدارس از طریق تجمیع کلیه ی آرشیوها و ثبت و تنظیم گزارش سالانه ی انجمن مدرسه و ارائه ی آمار و اطلاعات به دفاتر اتحادیه ی شهرستان از ضرورت های تشکیلاتی است. ضرورتی که نیازمند وحدت رویه در تدوین این گونه گزارش هاست. بر این اساس، شناخت مقوله ی گزارش نویسی به عنوان یک مهارت تشکیلاتی برای اعضا به ویژه مسئولین انجمن های اسلامی مدارس ضروری است

ـ هدف گزارش نویسی
ـ ارتباط دادن ایده ها و اطلاعات
ـ تأثیر در تصمیم گیری ها
ـ ابتکار عمل
ـ ترغیب توانایی ها
تهیه ی گزارش را نباید پایان کار تلقی کرد. بلکه باید به عنوان آغاز یک مرحله ی جدید به آن نگریست. گزارش حلقه ی حیاتی اتصال در زنجیره ی تصمیم گیری و عمل محسوب می گردد و برای موفقیت کار هر سازمان، ضروری است

ـ اجزای ضروری یک گزارش که گزارش نویس باید هریک از آن ها را در تمام مراحل کار در نظر داشته باشد:
ـ موضوع ـ مسأله
ـ نویسنده ـ فرد یا افراد
ـ خواننده ـ تفسیرکننده
ـ ساخت ـ بیانیه ی رسمی
ـ هدف ـ ایجاد ارتباط از طریق تنایج یا اطلاعات معین
ـ تأثیر واقعی یک گزارش تنها در ایجاد ارتباط صحیح محدود نمی شود. بلکه باید:

ـ متقاعد کننده باشد
ـ خواننده را نسبت به پی گیری نتایج حاصله مصمم نماید
ـ تمرکز عمل ایجاد نماید

ـ برنامه ریزی کار
نوشتن گزارش، مستلزم یک سری فعالیت های کاملاً جداگانه است. مطلوب تر آن است که گزارش نویس وظایف خود را به سه مرحله تقسیم نماید:
اول : قبل از نوشتن:
نویسنه قبل از آن که تصمیم بگیرد که چگونه بنویسد، باید تصمیم بگیرد که درباره ی چه چیزی و چرا می خواهد بنویسد؟ گزارش نویسی خود یک جریان مداوم تصمیم گیری است. در این مرحله سه عامل مهم وجود دارد

ـ نویسنده
این وظیفه ی نویسنده است که مشخص کند موضوع یا فعالیتی را که می خواهد درباره ی آن گزارش تهیه کند دقیقاً فهمیده است یا نه؟
این مهم است که نویسنده بداند چرا و برای چه چیزی می نویسد.
به عنوان مثال اگر موضوع گزارشی، بررسی یک حادثه و کشف دقیق حقایق راجع به آن چه اتفاق افتاده است، باشد.
اگر بدانید که هدف از تهیه ی گزارش، ایجاد ارتباط و به ویژه، پیام رسانی بهتر است، ” حقایق مهم” بیشتر از سایر اطلاعات جلوه گر خواهند شد و خواننده بلافاصله آن ها را می یابد.

ـ خواننده
خواننده ی من کیست؟ او (خواننده) در گزارشی که من تهیه می کنم چه نقشی دارد؟ خواننده، پایان دیگر زنجیر ارتباط است. روشی را که برای ارائه ی اطلاعات و بحث با خواننده انتخاب می کنید، شما را در محکم کردن حلقه های زنجیر ارتباط، یاری خواهد کرد. شما با یک فرد حاضر ولی نامرئی صحبت می کنید و برای یک خواننده ی ناشناخته نمی نویسید. گزارشی که فاقد خواننده ی مشخص در ذهن نویسنده باشد، چندان موفق نخواهد بود. نویسنده باید :
الف ـ خواننده ی خود را مشخص کرده و جهت گزارش را روی یک مسئول تصمیم گیری و عمل، متمرکز نماید. ب ـ در همه ی مراحل تنظیم گزارش، به ویژه وقتی که مواد را مرتب می کند و کلمات را انتخاب می کند، خواننده را در نظر داشته باشد. ج ـ با هدایت خواننده به سوی علایق و نیازهایش، توجه او را روی گزارش متمرکز کند. شناخت خواننده در انتخاب زبانی که برای متن گزارش به کار برده می شود، نیز تأثیر مهمی خواهد داشت. مثلاً اگر قرار است گزارش شما صرفاً مورد استفاده ی متخصصین قرار گیرد، زبان متن با زبانی که برای خواننده ی غیر متخصص به کار برده می شود، متفاوت خواهد بود. سطح زبان فنی باید با سطح توانایی خواننده هماهنگ باشد

ـ مواد و منابع
در این مرحله، نویسنده باید خود را در مقابل پرسش هایی چند قرار دهد:
الف ـ مواد مورد نیاز من چیست؟
ب ـ کجا می توانم آن ها را بیابم؟
ج ـ به چه مقدار از آن ها نیاز دارم؟
د ـ چطور باید آن ها جمع آوری کنم؟
ه ـ چگونه آن ها را مرتب کرده و نظم دهم؟
در تهیه یک گزارش ساده که همه¬ی اطلاعات در دسترس است، عنوان های اصلی را انتخاب کنید! سپس همه ی شواهد و مدارک لازم برای هر عنوان را جمع آوری کرده و آن ها را با یک نظم منطقی مرتب نمایید! سعی کنید بین بخش های مختلف گزارش، ارتباط منطقی برقرار نمایید! برای این کار آسان ترین راه، انتخاب بخش ها بر اساس هدف گزارش و خوانندگان است.

دوم: هنگام نوشتن
در مرحله ی نوشتن سه نکته ی اساسی را باید مورد توجه قرار داد: ساختار ، زبان و ارائه سبک روشن و ظاهر جالب، از جمله نکاتی هستند که خواننده را به مطالعه ی گزارش ترغیب می کنند

ـ ساختار
لازم است که نویسنده ترکیب گزارش خود را مشخص کند. یک ساختار مناسب برای گزارش، هم به فهم و درک بهتر خواننده کمک می کند و هم موجب می شود تا نویسنده، موادی را که جمع آوری کرده بهتر سازماندهی کند. نمونه ی زیر، مناسب ترین ساختار برای یک گزارش است
الف ـ صفحه ی عنوان: که شامل عنوان ، نام نویسنده ، دریافت کننده ی گزارش و تاریخ می شود
ب ـ فهرست مندرجات: که همه ی بخش ها و عناوین مربوط به هر بخش، به ترتیبی که در متن آمده اند، با ارجاع به شماره صفحات مشخص می شوند.
ج ـ خلاصه : که شامل بیانیه ای است مختصر از محتوای کامل گزارش و توصیه ها. خلاصه یک برداشت اولیه از کل گزارش به خواننده می دهد. بنابراین خلاصه، مهم ترین بخش گزارش است. نویسنده نباید قبل از این که گزارش کامل شود اقدام به نوشتن خلاصه کند.
د ـ مقدمه : در مقدمه، شما آن چه را که می خواهید، باید به خواننده بگویید! و نظر او را به سمت گزارش تان معطوف نمایید. در مقدمه باید به بیان اصطلاحات مرجع، معرفی فرد یا افراد درخواست کننده ی گزارش، معرفی فرد یا گروه مسئول تحقیق، ذکر هدف یا دلایل تهیه ی گزارش ، بیان مختصری از روش تحقیق، نحوه ی تنظیم و دسته بندی داده ها، ارائه ی یک زمینه ی کلی از موضوع گزارش در حدی که به درک درست خواننده از گزارش و مقتضیات تهیه ی آن کمک کند. هم چنین یادمان باشد مقدمه جای ذکر جزئیات نیست.
هـ یافته ها: در این بخش همه ی مواردی که گرآوری کرده اید، ارائه دهید! این بخش را می توان به چند صورت نامگذاری کرد: متن، بحث، بخش اصلی و… اما واژه ی “یافته ها” از همه مناسب تر است. این بخش، هم چنین اساس و پایه ی نتایج و توصیه های شما قرار خواهد گرفت. در این جا کار شما این خواهد بود که این مواد را به صورت متقاعدکننده ای بازنویسی کنید. این جا همان جایی است که باید در جستجوی زبان مناسبی برای متن باشید. یادتان باشد نتایج به دست آمده را در پایان هر بخش بیاورید!
و ـ نتایج: در این جا باید آن چه را که می خواهید به خواننده بگویید! در یک گزارش طولانی، نتایج هر بخش را که در پایان همان بخش آمده می توان در این قسمت آورد. هیچ مطلب جدیدی نباید در این جا آورده شود. نتایج، در حقیقت عقاید شماست که بر اساس تجزیه و تحلیل دقیق از مواد گردآوری شده، به دست آمده است.
ح ـ توصیه ها: این بخش از گزارش ” کانون تصمیم گیری و عمل ” است . توصیه ها باید از نتایج اخذ شده باشند و با در نظر گرفتن هدف گزارش، ارائه شده تا خواننده به اجرای آن ها ترغیب شود.
لحن کلام و صراحت بیان رهنمودها، پیشنهادات و فوریت هایی که در توصیه های¬تان به کار می برید، در اجرای آن ها تأثیر خواهد داشت.
ط ـ ضمایم ( پیوست ها ): خواننده اگر لازم بداند می تواند به آن ها مراجعه کند. در عین حال گزارش بدون آن ها هم کامل خواهد بود. اما نباید چنین برداشت کرد که بخش ضمایم، محلی است برای مواد بصری از قبیل نمودارها ، تصاویر، جداول و غیره. بهتر است نمودارها، تصاویر و جداول، در همان جایی که در متن گزارش به آن ها اشاره شده قرار گیرند

ـ زبان
تا جایی که ممکن است از لفاظی بپرهیزید و از عبارت کوتاه استفاده کنید. هرگز سبک های کهنه و منسوخ را به کار نبرید. ارائه¬ی گزارش به بهترین شکل، ساده ترین و رایج ترین زبان است.. لذا از به کار بردن عبارات رمزی و مبهم بپرهیزید! لحن ثابتی را به کار گرفته و کلمات و عباراتی را انتخاب کنید که به صحبت کردن نزدیک تر باشد. و اگر تردید دارید چگونه بنویسید، سعی کنید آن را بگویید! به جای عبارات بلند از عبارات کوتاه استفاده کنید! مشروط بر این که مجبور نشوید درباره ی آن ها توضیح دهید. جملات کوتاه، آسان تر در ذهن جای می گیرند. از به کاربردن افعال مجهول بپرهیزید ( افعال مجهول به افعالی اطلاق می شود که فاعل آن ها مشخص نباشد.) حتی اگر می خواهید به کمک مثال¬ها خواننده را در درک بهتر مطلب یاری دهید، سعی کنید این مثال ها عملی و قابل تصور در ذهن باشد، نه خیالی و دور از ذهن. تا جایی که ممکن است از واژه¬ها و کلمات غیر مصطلح استفاده نکنید، مگر این که ناچار شوید. بسیاری از واژه ها و اصطلاحات تخصصی، برای افراد غیر متخصص نامفهوم اند. سعی نمایید استفاده از این اصطلاحات را به حداقل برسانید! و در عین حال یک واژه نامه هم برای آن نیز تهیه کنید. پاراگراف ها را کوتاه انتخاب کنید! این کار به گزارش شما جاذبه ی بیشتری می دهد. علائم و نشانه ها اغلب به منظور جداکردن مطالب از یکدیگر، شکستن جملات بلند و تبدیل آن ها به جملات کوتاه و مکث های لازم که بیشتر، هنگام خواندن با صدای بلند محسوساند به کار برده می شوند. لغتی را که املای صحیح آن را نمی دانید، به کار نبرید! برای رفع این مشکل همیشه یک فرهنگ لغت کوچک به همراه داشته باشید!

ارائه:
شکل ظاهری گزارش به سهم خود، مهم است و نخستین تأثیر را بر روی خواننده می گذارد. انتخاب عنوان ها و قرار دادن آن ها در جای مناسب و شماره گذاری آن ها بخش دیگر آن است که خواننده را در پیدا کردن مطالب مورد نظرش یاری می دهد. مهم ترین نکته در این زمینه، رعایت تناسب بین تایپ متن و فضای صفحات است. صفحات شلوغ و متراکم نه فقط جاذبه ای ندارند، بلکه ممکن است تأثیر منفی هم داشته باشد. پس مناسب تر آن است که:
الف ـ حاشیه ی صفحات زیاد باشد
ب ـ فاصله ی خطوط مناسب باشد
ج ـ عنوان ها واضح نوشته شده و جدا از متن قرار گرفته باشد. عنوان های اصلی ، عنوان های فرعی و عنوان پاراگراف ها و غیره باید جدا از متن قرار گرفته و یا خطی زیر آن ها کشیده شود. عنوان های فرعی زیر عنوان های اصلی و با فاصله پنج سانتیمتر جلوتر از آن ها قرارگیرند. و به همین ترتیب عنوان های فرعی تر، زیر عنوان های فرعی و با فاصله¬ی پنج سانتی متر جلوتر از آن ها قرارگیرند.

سوم: بعد از نوشتن
ـ تایپ کردن
در صورت امکان گزارش را تایپ کنید. مرور گزارش تایپ شده برای نویسنده آسان تر است.
ـ بازنگری
خواندن گزارش تایپ شده به طور کامل، از نقطه ی شروع تا پایان، بسیار مهم است. اکنون وقت پرداختن به جزئیات و اصلاحات نیست. سعی کنید در این مرحله، فکرتان را روی پاسخ گویی به این سؤالات متمرکز کنید:
الف ـ آیا به طور کلی گزارش، مطلوب به نظر می رسد؟
ب ـ آیا زبان سبک و واژه های گزارش روان و قابل درک است؟
ج ـ ایا مطالب ارائه شده با نظمی منطقی، مرتب شده اند؟
د ـ آیا بحث ها و استدلال¬ها به سهولت قابل پی گیری است؟
ه ـ آیا نتایج و توصیه ها قانع کننده است؟
و ـ آیا به طور کلی، گزارش مستند و متقاعد¬کننده است ؟
اگر پاسخ به این سؤالات، مثبت و قانع کننده است، اکنون می توانید برگردید و به اصلاح نکاتی که قبلاً علامت گذاری کرده اید بپردازید!
وقتی که این بررسی همه جانبه را انجام دادید، می توانید از یکی از همکاران خود بخواهید که آن را خوانده و نقد کند. اگر در این مرحله نیز لازم است که تغییرات و اصلاحاتی انجام گیرد، انجام داده و آن را برای تایپ نهایی ارسال نمایید!
ـ کنترل نهایی
گزارش تایپ شده و کنترل آن برای اطمینان یافتن از این که همه چیز در جای خود قرار دارد و نوشته درست تایپ شده، آخرین وظیفه¬ی نویسنده است.
اکنون کار تهیه گزارش پایان یافته است. اگر آن چه گفته شده باشد، نویسنده می تواند این اطمینان را به خود بدهدکه وظیفه اش را به خوبی انجام داده است.

 

پایان.

همچنین ببینید

جزوه/ تکنیک های خلاقیت

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

Solve : *
23 + 6 =